Youtubezilla.ru

Мастер бытовой техники
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Как сделать сводную таблицу, сгруппировать временной ряд

Как сделать сводную таблицу, сгруппировать временной ряд?

сводная таблицаСводная таблица в Excel — это мощнейший инструмент для анализа данных, который поможет вам быстро:

  • Подготовить данные для отчетов;
  • Рассчитать различные показатели;
  • Сгруппировать данные;
  • Отфильтровать и проанализировать интересующие показатели.

А также сэкономить вам кучу времени.

Из данной статьи вы узнаете:

  • Как сделать сводную таблицу;
  • Как с помощью сводной таблицы сгруппировать временные ряды и оценить данные в динамике по годам, кварталам, месяцам, дням.
  • Как рассчитать прогноз с помощью сводной таблицы и Forecast4AC PRO;

Содержание

Первое упоминание о сводных таблицах было в книге «Анализ данных в сводных таблицах» авторов Билла Елена и Майка Александера [2] . Основателем термина «сводная таблица» считается Пито Салас. Он разработал первую программу (Lotus Improv), которая помогала пользователям увидеть закономерности в данных электронных таблиц для быстрого построения моделей данных. В этой программе пользователь мог определять и сохранять наборы категорий, затем изменять представление с помощью перетаскивания категории мышкой. Эта особенность, в дальнейшем, превратилась в базовую для сводных таблиц. Lotus Development выпустила программу в 1991 году на платформе NeXT. Несколько месяцев спустя, технология появилась на компьютерах Mac и называлась DataPivot [3] . Компания Borland купила технологию DataPivot в 1992 году и внедрила её в свой проект электронных таблиц (Quattro Pro). В 1993 году, во время того, как появилась версия Improv. Эта функциональность была значительно улучшена в последующих версиях Microsoft Excel:

Редизайн таблицы по сути означает, что данные исходной таблицы копируются и преобразуются так, чтобы сформировать плоский список. Ваши исходные таблицы не изменяются. Чтобы избежать искажения данных, вместо ссылок на ячейки, функций или формул в исходной таблице, в результирующий плоский список надстройка XLTools вставляет их значения.

Термином «Таблица» в Excel часто обозначают разные понятия:

Надстройка XLTools «Редизайн таблицы» позволяет преобразовать в плоский список «настоящие» таблицы и диапазоны. Чтобы произвести редизайн PivotTable, сначала скопируйте диапазон такой таблицы и вставьте значения — это создаст простой диапазон, который далее можно преобразовать.

Дашборд помогает решать задачи менеджерам по продажам, HR-специалистам, бухгалтерам, маркетологам, руководителям

Дашборд ― динамический отчёт, который состоит из структурированного набора данных и их визуализации на основе диаграмм, графиков и таблиц.

Основные задачи дашборда:

  • представить набор данных максимально наглядным и понятным;
  • держать под контролем ключевые бизнес―показатели;
  • находить взаимосвязи, выявлять негативные и положительные тенденции, находить слабые места в организации рабочих процессов;
  • давать оперативную сводку в режиме реального времени.
Читайте так же:
Бесплатная загрузка и обновление драйверов Wi-Fi

Построение дашбордов ― такой же hard skill, как владение формулами в Excel. По статистике, пользователь Excel среднего уровня может освоить этот навык за 20 часов обучения и практики.

Для специалистов, которые работают с отчётами, навык построения дашбордов стал необходимостью, а не дополнительным преимуществом.

Чаще всего созданием дашборда занимается аналитик — он обрабатывает огромные массивы данных, оформляет их в красивый и понятный дашборд и передаёт заказчику задачи. Это могут быть руководители, менеджеры по продажам, HR-специалисты, бухгалтеры, маркетологи.

Менеджерам по продажам дашборд помогает управлять продажами. HR-специалистам ― отслеживать основные метрики, связанные с трудовыми ресурсами. Для бухгалтера будет полезен дашборд о движении средств, который отражает финансовое состояние организации. Маркетологи анализируют рекламные кампании и оценивают их эффективность. Руководителю дашборд позволит быстро оценивать состояние ключевых показателей и принимать управленческие решения.

Существует большое количество сервисов для бизнес―аналитики, такие как Tableau, Power BI, Qlik, DataLens, Google Data Studio. Самым доступным можно назвать Excel.

Главное и самое интересное в дашборде ― интерактивность.

Настроить интерактивность можно с помощью следующих приёмов:

  • срезы и временные шкалы в сводных таблицах ― эти инструменты упрощают фильтрацию данных и позволяют управлять дашбордом: например, можно более детально посмотреть данные по конкретному менеджеру или заказчику за определённый период времени или в разрезе каналов продаж.
  • выпадающие списки, формулы и условное форматирование — использование таких приёмов удобно, когда много разных таблиц и построить сводные таблицы невозможно;
  • спарклайны, мини-диаграммы в ячейках, тепловые карты в аналитических таблицах — такой способ чаще всего подходит для тактических целей специалистов или аналитиков, а не для стратегических целей руководителя.

Форматирование таблицы

 формулы в сводных таблицах excel

  • Если вы сразу же нажмете на кнопку «ОК», то сводная таблица Excel сразу же будет выведена на отдельный лист.
  • Полностью настроить выведение.

В последнем случае разработчики дают нам возможность определить диапазон ячеек, в который будет выводиться искомая информация. После этого пользователь должен определить, где конкретно будет создана новая таблица: на уже существующем или же на вновь созданном листе. Нажав «ОК», вы тут же увидите перед собой готовую таблицу. На этом создание сводных таблиц в Excel практически закончено.

В правой части листа расположены те области, с которыми вам предстоит работать. Поля можно перетаскивать в отдельные области, после чего данные из них будут отображены в таблице. Соответственно, в левой части рабочей области будет расположена сама сводная таблица.

Читайте так же:
Как ускорить Яндекс.Браузер

Зажав при нажатой левой кнопке мыши поле «Товар», отправляем его в «Название строк», а пункт «Сумма всех продаж» таким же образом переправляем в «Значения» (в левой части листа). Вот так можно получить сумму продаж за весь анализируемый период.

Как группировать даты в сводных таблицах в Excel

Предположим, у вас есть набор данных, как показано ниже:

В нем есть данные о продажах по дате, магазинам и регионам (восток, запад, север и юг). Данные охватывают более 300 строк и 4 столбца.

Вот простая сводка сводной таблицы, созданная с использованием этих данных:

В этой сводной таблице приведены данные о продажах по датам, но она не совсем полезна, поскольку в ней показаны все более 300 дат. В таком случае было бы лучше сгруппировать даты по годам, кварталам и / или месяцам.

Загрузите данные и следуйте инструкциям.

Группировка по годам в сводной таблице

В приведенном выше наборе данных указаны даты за два года (2014 и 2015 годы).

Вот шаги, чтобы сгруппировать эти даты по годам:

  • Выберите любую ячейку в столбце «Дата» сводной таблицы.
  • Перейдите в Инструменты сводной таблицы -> Анализировать -> Группа -> Выбор группы.
  • В диалоговом окне «Группировка» выберите «Годы».
    • При группировании дат вы можете выбрать несколько вариантов. По умолчанию опция «Месяцы» уже выбрана. Вы можете выбрать дополнительную опцию вместе с Месяцем. Чтобы отменить выбор месяца, просто щелкните по нему.
    • Он выбирает дату "Начало" и "Дата окончания" на основе исходных данных. Если хотите, можете их изменить.

    Это резюмирует сводную таблицу по годам.

    Такое суммирование по годам может быть полезно, когда у вас больше лет. В этом случае было бы лучше иметь квартальные или ежемесячные данные.

    Группировка по кварталам в сводной таблице

    В приведенном выше наборе данных имеет смысл перейти к кварталам или месяцам, чтобы лучше понять продажи.

    Вот как вы можете сгруппировать их по кварталам:

    • Выберите любую ячейку в столбце «Дата» сводной таблицы.
    • Перейдите в Инструменты сводной таблицы -> Анализировать -> Группа -> Выбор группы.
    • В диалоговом окне «Группировка» выберите «Кварталы» и отмените выбор любых других выбранных опций.
    • Щелкните ОК.

    Это подытожит сводную таблицу по кварталам.

    Проблема с этой сводной таблицей заключается в том, что она объединяет квартальную стоимость продаж за 2014 и 2015 годы. Следовательно, для каждого квартала стоимость продаж представляет собой сумму значений продаж в 1 квартале 2014 и 2015 годов.

    В реальной жизни вы, скорее всего, будете анализировать эти кварталы для каждого года отдельно. Сделать это:

    • Выберите любую ячейку в столбце «Дата» сводной таблицы.
    • Перейдите в Инструменты сводной таблицы -> Анализировать -> Группа -> Выбор группы.
    • В диалоговом окне «Группировка» выберите «Кварталы» и «Годы». Вы можете выбрать более одного варианта, просто щелкнув его.
    • Щелкните ОК.

    Это суммирует данные по годам, а затем по годам по кварталам. Что-то вроде того, что показано ниже:

    Примечание. Я использую макет табличной формы на снимке выше.

    Когда вы группируете даты более чем по одной временной группе, происходит кое-что интересное. Если вы посмотрите на список полей, вы заметите, что новое поле было добавлено автоматически. В данном случае это годы.

    Обратите внимание, что это новое появившееся поле не является частью источника данных. Это поле было создано в сводном кэше для быстрой группировки и суммирования данных. Когда вы разгруппируете данные, это поле исчезнет.

    Преимущество этого нового поля заключается в том, что теперь вы можете анализировать данные, используя кварталы в строках и годы в столбцах, как показано ниже:

    Все, что вам нужно сделать, это перетащить поле «Год» из области «Строка» в область «Столбцы».

    Группировка по месяцам в сводной таблице

    Подобно тому, как мы сгруппировали данные по кварталам, мы также можем сделать это по месяцам.

    Опять же, для группировки данных рекомендуется использовать и Год, и Месяц, а не использовать только месяцы (если у вас нет данных только за один год или меньше).

    Вот как это сделать:

    • Выберите любую ячейку в столбце «Дата» сводной таблицы.
    • Перейдите в Инструменты сводной таблицы -> Анализировать -> Группа -> Выбор группы.
    • В диалоговом окне «Группировка» выберите «Месяцы» и «Годы». Вы можете выбрать более одного варианта, просто щелкнув его.
    • Щелкните ОК.

    Это сгруппирует поле даты и суммирует данные, как показано ниже:

    Опять же, это приведет к добавлению нового поля Годы в поля сводной таблицы. Вы можете просто перетащить поле лет в область столбцов, чтобы получить годы в столбцах, а месяцы — в строках. Вы получите что-то, как показано ниже:

    Группировка по неделям в сводной таблице

    При анализе таких данных, как продажи в магазинах или посещаемость веб-сайтов, имеет смысл анализировать их еженедельно.

    При работе с датами в сводных таблицах группировка дат по неделям немного отличается от группировки по месяцам, кварталам или годам.

    Вот как можно группировать даты по неделям:

    • Выберите любую ячейку в столбце «Дата» сводной таблицы.
    • Перейдите в Инструменты сводной таблицы -> Анализировать -> Группа -> Выбор группы.
    • В диалоговом окне «Группировка» выберите «Дни» и отмените выбор любых других выбранных опций. Как только вы это сделаете, вы заметите, что становится доступной опция «Количество дней» (внизу справа).
      • Встроенной возможности группировки по неделям нет. Вам нужно сгруппировать по дням и указать количество дней, которые будут использоваться при группировке.
      • Обратите внимание, что для того, чтобы это работало, вам нужно выбрать параметр «Только дни».
      • В таком случае вы можете начать дату 30 декабря 2013 г. или 6 января 2014 г. (оба понедельника).

      Это сгруппирует даты по неделям, как показано ниже:

      Точно так же вы можете группировать даты, указав любое другое количество дней. Например, вместо еженедельных дат можно группировать даты с интервалом в две недели.

      • Когда вы группируете даты с помощью этого метода, вы не можете сгруппировать их с помощью каких-либо других параметров (например, месяцев, кварталов или лет).
      • Вычисляемое поле / элемент не будет работать при группировке с использованием дней.

      Группировка по секундам / часам / минутам в сводной таблице

      Если вы работаете с большими объемами данных (например, данными колл-центра), вы можете сгруппировать их по секундам, минутам или часам.

      Вы можете использовать тот же процесс для группировки данных по секундам, минутам или часам.

      Предположим, у вас есть данные колл-центра, как показано ниже:

      В приведенных выше данных дата записывается вместе со временем. В этом случае для менеджера центра обработки вызовов имеет смысл проанализировать, как номера разрешения вызовов меняются за час.

      Вот как сгруппировать дни по часам:

      • Создайте сводную таблицу с датой в области строк и решенным в области значений.
      • Выберите любую ячейку в столбце «Дата» сводной таблицы.
      • Перейдите в Инструменты сводной таблицы -> Анализировать -> Группа -> Выбор группы.
      • В диалоговом окне Группировка выберите Часы.
      • Щелкните ОК.

      Это сгруппирует данные по часам, и вы получите что-то, как показано ниже:

      Вы можете видеть, что метки строк здесь — 09, 10 и так далее… которые являются часами в сутках. 09 означает 9 утра, а 18 — 6 вечера. Используя эту сводную таблицу, вы можете легко определить, что большинство вызовов разрешается в течение 1-2 часов дня.

      Точно так же вы можете сгруппировать даты по секундам и минутам.

      Вопросы от чайников

      Как видно из приведённых примеров, построить таблицу в Экселе очень просто; в заключение будут даны ответы на самые часто встречающиеся вопросы от начинающих пользователей.

      Как добавить столбец или строку?

      Чтобы добавить строку или столбец в автоматически созданной таблице Excel, следует:

      • Для столбца — выделить заголовок правой клавишей мыши и выбрать в открывшемся меню опцию «Столбцы справа/слева».

      • Для строки — выделить всю строку, лежащую ниже планируемой, и, аналогичным образом вызвав выплывающее меню, найти параметр «Строки выше».

      • Если таблица создавалась вручную, пользователю достаточно будет выделить новый диапазон и, снова раскрыв меню «Границы», придать ему тот же вид, что у ранее созданных. Перенос данных в этом случае осуществляется посредством копирования и вставки.

      Как посчитать сумму в таблице?

      Чтобы найти сумму данных в таблице Эксель, нужно:

      • Выделить соответствующий столбец, перейти на вкладку «Главная» и нажать на кнопку «Автосумма».

      • Соответствующие значения могут быть рассчитаны программой для каждого столбца и каждой строки исходной таблицы.

      Порядок вычисления суммы в таблицах Excel, созданных автоматически, ничем не отличается от описанного выше.

      Как отсортировать данные в таблице?

      Для автоматической сортировки сведений, содержащихся в таблице Эксель, следует:

      • Выделить мышью столбец, открыть выпадающее меню «Сортировка».

      • Далее выбрать один из простых вариантов обработки данных (в возрастающем или убывающем порядке) или, включив «Настраиваемую сортировку», задать в новом окне параметры выборки: номер столбца.

      • Параметр упорядочивания.

      • И порядок: прямой или обратный.

      Важно: в таблице Excel, созданной автоматически, юзер сможет вызвать сортировку непосредственно в контекстных меню столбцов.

      Как вставить изображение в таблицу?

      Чтобы добавить картинку в таблицу Эксель, потребуется перейти на вкладку «Вставка» и кликнуть по кнопке «Рисунки», после чего выбрать требуемый файл.

      Пользователь, решивший создать таблицу своими силами, сможет отрегулировать размер, положение и другие параметры рисунка, выделив его щелчком мыши и автоматически перейдя на вкладку «Формат».

      голоса
      Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector